Hoe bouw je een goed rapport

Keep it simple

Beetje open deur, maar hou het rapport eenvoudig, beperk je tot de essentie waar je op rapporteert. Ken de gebruikers en weet wat belangrijk is voor hen.

Kleurgebruik

Pak duidelijke en eenvoudige kleuren, waak ervoor om bedrijfskleuren te gebruiken. Deze kunnen nogal schreeuwerig overkomen. Hanteer bijvoorbeeld  Rood (215,25,28) voor fout en Groen (26,150,65) voor goed.

Drillen

Gebruik naast downdrillen ook drill naar een ander rapportage. Hiermee kun je heel snel gedetailleerde informatie inzichtelijk maken op verschillende niveaus.

Visuals

Gebruik lijnen voor trends, staaf voor vergelijking, houd rekening met je publiek en gebruik geavanceerde visuals als je publiek daar goed mee overweg weet te gaan.

Verschillende invalshoeken

De kracht van Business intelligence ligt natuurlijk in het combineren van verschillende bronnen. Gebruik deze kracht.

Data-ink ratio (E. Tufte)

Gebruik niet teveel special effects op je grafieken, hou het simpel. Geen 3d weergave, felle kleuren, hulplijnen, etc. 

Als laatste een voorbeeld waar het fout gaat:

Verkeerd kleurgebruik, teveel visuals die los van elkaar staan, overall teveel onnodige informatie.

Een goed voorbeeld:

Rustig gebruik van kleuren, dashboard straalt rust uit, de juiste hoeveelheid data bij de visuals.

Verhalen smid (Wordsmith)

Voor dashboards kan het handig zijn om bij de visual een kort verhaal weer te geven. Met de plugin van https://automatedinsights.com kun je dit geautomatiseerd doen.

De plug is beschikbaar voor Tableau, Tibco, MicroStrategy en Excel. Je kan een demo downloaden om er zelf eens mee aan de slag te gaan.

Door de plugin te in te stellen kan deze reageren op de data in je dashboard en een stuk tekst genereren op basis van hetgeen je aanklikt.

 

Tools bij projecten

Voor het ontwikkelen bij klanten zijn er een aantal tools die ik de afgelopen jaren veel heb gebruikt:

Balsamiq – https://balsamiq.com
Voor het maken van mock-ups en elementen in een dashboard op de juiste plaats te krijgen.

Powerpoint
Voor als het iets gedetailleerder moet.

Excel
Om in delen van het dashboard met echte data te werken.

Jira – https://www.atlassian.com
Indien we scrum gebruiken in het project.

Basis kennis
Een beetje kennis van Batch-files, Powershell, Html, helpt om het een en ander te automatiseren, op te maken, klanten te helpen met aanleveringen, etc.

EverNote
Voor naslagwerk ten aanzien van de verschillende tools en oplossingen.

SQL Editor Mac – https://sequelpro.com
Snelle kleine editor, waarmee eenvoudig met allerlei databases verbinding gemaakt kan worden om iets te testen.

Texteditors
Verschillende die ik gebruik: Text Wrangler, Notepad++, UltraEdit.
Om snel verschillen tussen codes te highlighten, grote CSV, XML of log bestanden te kunnen inlezen.

Keepass
Voor alle wachtwoorden bij diverse projecten

Relatieve datum filters

Door deze op te nemen in je datum model kun je relatieve filters opzetten die zeer flexibel zijn.
Vandaag is relatief = 0 Gisteren = -1 Morgen = 1, Vorige week = -1, etc.

Op deze wijze kun je ook selecties vastzetten door een between tussen -7 en -1 te nemen wat gelijk is aan de afgelopen 7 dagen. Voeg deze relatieve filters aan je datum, week, periode, maand en jaar toe in het model voor eenvoudig gebruik in alle rapporten.

In je script laat je dagelijks de relatieve filters plaatsen op het datum model. Hiermee heb je 1 plaats waar code toegepast wordt wat doorwerkt in je gehele omgeving.