Hoe bouw je een goed rapport

Keep it simple

Beetje open deur, maar hou het rapport eenvoudig, beperk je tot de essentie waar je op rapporteert. Ken de gebruikers en weet wat belangrijk is voor hen.

Kleurgebruik

Pak duidelijke en eenvoudige kleuren, waak ervoor om bedrijfskleuren te gebruiken. Deze kunnen nogal schreeuwerig overkomen. Hanteer bijvoorbeeld  Rood (215,25,28) voor fout en Groen (26,150,65) voor goed.

Drillen

Gebruik naast downdrillen ook drill naar een ander rapportage. Hiermee kun je heel snel gedetailleerde informatie inzichtelijk maken op verschillende niveaus.

Visuals

Gebruik lijnen voor trends, staaf voor vergelijking, houd rekening met je publiek en gebruik geavanceerde visuals als je publiek daar goed mee overweg weet te gaan.

Verschillende invalshoeken

De kracht van Business intelligence ligt natuurlijk in het combineren van verschillende bronnen. Gebruik deze kracht.

Data-ink ratio (E. Tufte)

Gebruik niet teveel special effects op je grafieken, hou het simpel. Geen 3d weergave, felle kleuren, hulplijnen, etc. 

Als laatste een voorbeeld waar het fout gaat:

Verkeerd kleurgebruik, teveel visuals die los van elkaar staan, overall teveel onnodige informatie.

Een goed voorbeeld:

Rustig gebruik van kleuren, dashboard straalt rust uit, de juiste hoeveelheid data bij de visuals.

Relatieve datum filters

Door deze op te nemen in je datum model kun je relatieve filters opzetten die zeer flexibel zijn.
Vandaag is relatief = 0 Gisteren = -1 Morgen = 1, Vorige week = -1, etc.

Op deze wijze kun je ook selecties vastzetten door een between tussen -7 en -1 te nemen wat gelijk is aan de afgelopen 7 dagen. Voeg deze relatieve filters aan je datum, week, periode, maand en jaar toe in het model voor eenvoudig gebruik in alle rapporten.

In je script laat je dagelijks de relatieve filters plaatsen op het datum model. Hiermee heb je 1 plaats waar code toegepast wordt wat doorwerkt in je gehele omgeving.

Kleuren

Voor kleur gebruik op alle grafieken, dashboards, documents die ik maak hanteer ik de kleuren als gesteld op http://colorbrewer2.org. Je kan hier verschillende opties aanklikken waarmee de colorbrewer met goede kleur voorstellingen komt die ook door mensen die kleurenblind zijn goed te onderscheiden zijn. De kleurcodes zijn vervolgens in HEX, RGB en CMYK te zien, waardoor je de exacte kleur in je dashboard kan gebruiken.

Colorbrewer

 

Lag en Lead

Deze functie kan gebruikt worden in meerdere tools en op de meeste database omgevingen.

Stel dat je de omzet van de huidige maand wilt delen door de voorgaande maand of komende maand, met Lag en Lead kun je dit instellen. Bijgaand voorbeeld is in MicroStrategy, maar deze zul je ook kunnen uitvoeren in andere tools.

Maak een nieuwe metric aan met de functie Lag

Lag functie

Klik volgende

functie invoegen

Offset geeft aan hoeveel regels je terug wilt. Je kan dus ook naar twee voorgaande maanden.

Default value geeft aan wat er getoond moet worden als er geen voorgaande regel is.

Break by instellen, in dit voorbeeld laten we deze leeg.

Break by

Sort by instellen, de sortering stel je in op Jaar, Maand

Sort by

Klik finish, je formule zal er ongeveer als volgt uitzien:

SortBy= (Year, Month) >(Cost; 1,0; 1,0)

Maak een rapport aan met Jaar, Maand, Kosten en Kosten vorige maand;

rapport kosten vorige maand

Zoals je ziet geeft de offset keurig de voorgaande maand weer, en waar er geen waarde is gevonden geeft de meetwaarde een 1.

Maak nu een derived meetwaarde aan en deel kosten door kosten voorgaande maand.

derived metric

Indien je de Lag veranderd in Lead krijg je dus de volgende maand:

Lag staat dus voor voorgaand en Lead voor volgend.